Chargé(e) administratif(ve) Achats

Description du poste

Présentation:

L'Hôpital Universitaire International de Rabat (HUIR), affilié à l'Université Internationale de Rabat (UIR), est un nouveau centre hospitalo-universitaire qui ouvrira ses portes prochainement. Ce centre hospitalier d'excellence proposera une quarantaine de spécialités médicales et chirurgicales, équipées d'un plateau biomédical de dernière génération. Avec une capacité d'accueil de 530 lits et places, cet hôpital futuriste représente un investissement d'environ 2 milliards de dirhams et emploiera à terme plus de 1 200 salariés.

• Nous vous offrons un environnement de travail bienveillant et attentif où les collaborateurs sont au coeur de l'action. Vous bénéficierez d'opportunités d'épanouissement professionnel et personnel, d'un dispositif de formation continue pour améliorer vos compétences et progresser dans votre carrière.
• Vous aurez la possibilité de participer à des projets innovants dans un environnement hospitalo-universitaire pour contribuer à façonner l'avenir de la médecine et des soins de santé au Maroc.
• Vous travaillerez dans un environnement moderne, équipé des dernières technologies digitales, stimulant et collaboratif, où la bienveillance et le soutien mutuel sont au coeur de nos valeurs. Vous bénéficierez d'espaces de travail flexibles et complètement digitaux, ainsi que d'une culture d'entreprise dynamique, humaine et collaborative.

Mission:

Rattaché(e) au Directeur des Achats, le/la Chargé(e) Administratif(ve) assure le support administratif de la Direction des Achats. Il/elle garantit la fiabilité, la traçabilité et la conformité des documents liés aux processus achats, contribue au suivi administratif des dossiers fournisseurs et participe au bon fonctionnement des activités de la direction.

Vos missions principales consisteront à :

Gestion administrative des achats

• Assurer le suivi administratif des dossiers achats tout au long de leur cycle de vie.
• Veiller à la complétude et à la conformité des documents constituant les dossiers achats.

• Assurer l'enregistrement, le suivi et l'archivage des bons de commande et des Marchés.
• Assurer le suivi administratif des livraisons et relancer les parties prenantes en cas de retard.
• Contrôler la cohérence entre les bons de commande, les bons de réception et les factures.
• Assurer le suivi administratif des litiges documentaires avec les fournisseurs.
• Participer au suivi des contrats et de leurs échéances.

• Mettre à jour et maintenir la base de données fournisseurs.
• Assurer la gestion administrative des dossiers de référencement fournisseurs.
• Collecter et vérifier les documents administratifs et réglementaires des fournisseurs.
• Assurer les échanges administratifs courants avec les fournisseurs.

• Elaborer et mettre à jour les tableaux de bord administratifs de la Direction des Achats.
• Assurer le suivi des bons de commande et des contrats.
• Produire les reportings demandés par la hiérarchie.

• Assurer l'organisation et la mise à jour des archives physiques et numériques.
• Garantir la traçabilité et la disponibilité des documents achats.
• Veiller au respect des règles de classement et d'archivage.
• Préparer les dossiers nécessaires aux audits internes et externes.

• Veiller au respect des procédures internes.
• Garantir la confidentialité des informations traitées.
• S'assurer de la conformité des dossiers avec les exigences documentaires en vigueur.

Indicateurs de performance du poste :

• Taux de conformité des dossiers achats.
• Respect des délais de traitement administratif.
• Qualité de l'archivage physique et numérique.
• Respect des procédures achats.

Profil:

• Diplôme universitaire en achats, en gestion ou un domaine connexe (Bac+ 3)
• Excellente maîtrise du français
• Compétences avancées en bureautique : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, intranet...)
• Connaissance de la gestion administrative et des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques de prise de notes
• Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
• Excellentes compétences en communication et en organisation
• Rigueur, polyvalence, réactivité, capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches.

Rejoignez-nous et contribuez à la mission de l'Hôpital Universitaire International de Rabat !

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